Il ciclo di vita dei documenti: da bozza a fonte di verità (a archivio)

Il preventivo bozza, il preventivo inviato, quello firmato; la policy 2023 e la 2026: nei sistemi aziendali convivono tutti, indistinguibili. E ogni documento superato ancora in circolazione è una risposta sbagliata in attesa di qualcuno che la trovi.

Le quattro età di un documento

• Bozza: in lavorazione, non fa fede.
• Attivo: la versione valida, quella che fa testo.
• Superato: sostituito da una versione più recente.
• Archiviato: conservato per storia o obblighi, escluso dall'uso quotidiano.

La pratica minima

Non servono flussi complessi: basta rendere riconoscibile lo stato "attivo" — un posto ufficiale per le versioni valide — e spostare il superato in archivio invece di lasciarlo accanto. Chi cerca deve incontrare prima la verità corrente.

Con il cervello aziendale

Una base di conoscenza ben configurata privilegia le fonti attive e recenti nelle risposte, e tratta l'archivio come memoria storica consultabile a richiesta. Così il passato resta disponibile senza inquinare il presente.